Step 18　印刷フォームとレポートの作成

Step 18　レポートの作成

今回の住所録では3つのレポートを作ります。「個人情報の一覧表」、「会社の一覧表」、「葉書」です。まずは、基本的なところから始めます。

図１８－１
「デザインビューでレポートを作成する」、「ウィザードを利用してレポートを作成する」の2つがありますが、私は、あまり使用しません。　それより［新規作成］の方が非常に便利です。　クリックしてみてください。　次のような画面が表示されます。

図１８－２
オートレポートや、ウィザードなどいくつか表示されます。　簡単なレポートならこれらの機能を使って、あっという間に出来てしまいます。　まずは簡単な”会社情報”テーブルの内容を表示する表形式のレポートを作ってみましょう。

”オートレポート：表形式”をクリックし、”基になるテーブル・・・”を”会社情報”テーブルにセットし、［ＯＫ］ボタンをクリックしてください。

図１８－３

なっ、なっ、なんと、これだけで表形式の一覧表が出来てしまいました。　後は、名前を付けて保存すれば、出来上がりです。　便利ですね。　他のオートレポートやウィザードも試してみてください。　驚くほど簡単に出来てしまいます。

ここまでが、レポートの超基本です。　実際にデータベースを作っていくと、これだけでレポートとしてＯＫかというとそうは、いきません。　たった1回、取りあえず情報が見れれば良い。というのであればこのくらいのレポートでも”良し” とするかもしれませんが、実際は、もっと見栄えにこだわります。

それでは、今回は、比較的簡単な会社情報を全て表示するＡ４サイズのレポート（図１８－４）を作ってみます。

図１８－４

図１８－５

まずは、このレポートの基となるレコードソースを設定します。クエリは図１８－６のようになります。

図１８－６

”ページフッター”に”=Now()”と言うのと”=[Page] & /・・・・”と言うのがあります。これはそれぞれ、現在の時間とページを表示しています。この2つのオブジェクトは、使えるので、このままにしておきましょう。

図１８－７
”ページヘッダー”に項目名が表示されておりますが、これは、使いません。　全て削除します。ついでにレポートヘッダーに “会社情報”と表示されているのでこれをページヘッダーに移行して“レポートヘッダー／フッター”のチェックをはずして表示しないようにします。

後は、フォームと同じようにテキストボックスを見栄えが良くなるように並べていきます。それぞれのプロパティは、以下のようになります。

＜①会社ID＞
機能：会社IDを表示します。

コントロールプロパティ値

テキストボックスコントロールソース会社ID

書式 0000

縦書きはい

今回は表示をプロパティの書式で4桁になるように設定していますが、クエリで設定する方法もあります。

図１８－８
クエリで設定するときは図１８－８のように設定して、テキストボックスのコントロールソースは、“ID”とします。この“ID”は基となるフィールド名の“会社ID”以外の名前ならば何でもOKです。

＜②会社名＞
機能：会社名を表示します。

コントロールプロパティ値

テキストボックスコントロールソース会社名

＜③部署＞
機能：部署を表示します。

コントロールプロパティ値

テキストボックスコントロールソース部署

＜④住所１＞
機能：郵便番号と住所１、番地を表示します。

コントロールプロパティ値

テキストボックス名前 txt住所1

コントロールソース ="〒" & Format([郵便番号],"000-0000") & " " & [住所1] & [番地]

①の会社IDでは、［書式］プロパティで書式を設定しましたが、テーブルやクエリのいくつかのフィールドをまとめて1つのテキストボックスに表示するときは、コントロールソースかクエリで設定する必要があります。コントロールソースの設定をやる時に気をつけなければいけないのが名前です。コントロールソースの文字列の中にSQL文のフィールド名である”住所１”があります。　このとき名前を同じ”住所１”と指定すると”#Error”と表示されてしまいます。　そのため、フィールド名と異なる名前にする必要があります。

＜⑤住所２＞
機能：住所２を表示します。

コントロールプロパティ値

テキストボックスコントロールソース住所2

＜⑥代表電話＞
機能：代表を表示します。

コントロールプロパティ値

テキストボックス名前 txt代表電話

コントロールソース ="(代表℡) " & [代表電話]

＜⑦FAX番号＞
機能：FAX番号を表示します。

コントロールプロパティ値

テキストボックス名前 txtFAX

コントロールソース ="(Fax) " & [FAX]

＜⑧URL＞
機能：URLを表示します。

コントロールプロパティ値

テキストボックス名前 txtURL

コントロールソース ="(URL)" & [URL]

⑥～⑧はコントロールソースでフォーマットを決めていますが、［書式］プロパティで設定することも出来ます。

＜レポート＞

コントロールプロパティ値

レポートレコードソース SELECT [会社情報].[会社ID], [会社情報].[会社名], [会社情報].[部署], [住所].[郵便番号], [住所].[住所1], [住所].[住所2], [住所].[番地], [電話番号].[電話番号] AS 代表電話, 電話番号_1.電話番号 AS FAX, [URL].[URL] FROM ((URL RIGHT JOIN (住所 RIGHT JOIN 会社情報 ON [住所].[住所ID]=[会社情報].[住所ID]) ON [URL].[URLID]=[会社情報].[URLID]) LEFT JOIN 電話番号 ON [会社情報].[代表電話ID]=[電話番号].[電話ID]) LEFT JOIN 電話番号 AS 電話番号_1 ON [会社情報].[FAXID]=電話番号_1.電話ID;

最後にこのレポートを開いたときにレポートを最大化して閉じるときに元に戻すようにするプログラムを作りましょう。

図１８－９

レポートをオープンした時に全面表示するためのプロシージャです

Private Sub Report_Open(Cancel As Integer)
    DoCmd.Maximize
End Sub

レポートを閉じたら元の大きさに戻すようにするプロシージャです。

Private Sub Report_Close()
    DoCmd.Restore
End Sub

これで完成です。

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コントロール	プロパティ	値
テキストボックス	コントロールソース	会社ID
	書式	0000
	縦書き	はい

コントロール	プロパティ	値
レポート	レコードソース	SELECT [会社情報].[会社ID], [会社情報].[会社名], [会社情報].[部署], [住所].[郵便番号], [住所].[住所1], [住所].[住所2], [住所].[番地], [電話番号].[電話番号] AS 代表電話, 電話番号_1.電話番号 AS FAX, [URL].[URL] FROM ((URL RIGHT JOIN (住所 RIGHT JOIN 会社情報 ON [住所].[住所ID]=[会社情報].[住所ID]) ON [URL].[URLID]=[会社情報].[URLID]) LEFT JOIN 電話番号 ON [会社情報].[代表電話ID]=[電話番号].[電話ID]) LEFT JOIN 電話番号 AS 電話番号_1 ON [会社情報].[FAXID]=電話番号_1.電話ID;

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